Comment choisir le bon box de stockage pour une entreprise ?
Les besoins de stockage ne concernent pas uniquement les particuliers : de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse de TPE, PME ou grands groupes, peuvent avoir recours à un box de stockage ou à un entrepôt pour sécuriser leurs marchandises, archives ou équipements. Voici un guide complet, avec des exemples concrets de situations professionnelles, pour vous aider à trouver la formule la plus adaptée à votre structure.
1. Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise
a) Type de biens à stocker
- Produits finis ou marchandises : pour un e-commerçant, par exemple, qui a besoin d’espace pour ses colis et son inventaire.
- Équipements ou machines : si vous manquez de place dans vos locaux pour stocker des machines, outils ou pièces détachées.
- Matériel événementiel : stands, kakemonos, présentoirs qu’une agence événementielle doit entreposer entre deux salons professionnels.
- Archives et documents administratifs : une PME peut avoir besoin d’un local d’archivage sécurisé pour respecter ses obligations légales de conservation.
b) Volume et durée
- Le volume à stocker peut fluctuer selon la saison ou la taille de l’entreprise.
- La durée de stockage (ponctuelle, régulière ou permanente) influera sur le choix du prestataire et sur le type de contrat (court terme, long terme, etc.).
Exemple :
- Une startup e-commerce en pleine croissance voit son stock de marchandises augmenter de 30 % à l’approche de Noël. Elle recherche donc un box supplémentaire pour quelques mois, avant de retrouver un volume de ventes plus stable après les fêtes.
2. Situer vos contraintes : accessibilité, emplacement et logistique
a) Accès et horaires
- Accès 24h/24 ou horaires étendus : indispensable si votre entreprise a besoin d’enlever ou de déposer du stock en dehors des heures de bureau (soir, week-end).
- Proximité géographique : un box proche de vos locaux ou de votre zone de livraison peut vous faire gagner un temps précieux.
b) Logistique sur site
- Aire de déchargement : idéale pour accueillir les camions ou utilitaires.
- Matériel de manutention disponible : chariots, transpalettes, diables, monte-charges, etc.
- Largeur des portes et hauteur sous plafond : peut être déterminante pour stocker des palettes ou des équipements encombrants.
Exemple :
- Une agence de communication qui stocke ses supports de stand et ses kakemonos aura besoin d’un accès permanent les week-ends, avec la possibilité de charger ou décharger rapidement avant et après un salon.
3. Choisir la bonne taille (ou le bon volume) de stockage
Pour une entreprise, le choix du volume doit tenir compte :
- Des pics d’activité : peut-être aurez-vous besoin d’un espace plus grand en fin d’année ou lors de lancements de produits.
- De la gestion des flux : vérifiez si vous devez circuler dans votre box (ex. pour préparer des commandes ou classer des documents). Un couloir ou un espace de travail peut être nécessaire.
- De la possibilité d’entreposer des racks ou étagères : pour mieux organiser vos marchandises.
Exemples :
- Une PME de vente en gros stocke des palettes entières de produits et a besoin d’un box d’au moins 15-20 m² avec une hauteur sous plafond suffisante pour superposer plusieurs palettes.
- Un petit cabinet comptable souhaite conserver d’anciens dossiers clients et n’a besoin que de 2 ou 3 m², avec rayonnages pour optimiser l’espace vertical.
4. Assurer la sécurité et la confidentialité
a) Sécurité des marchandises
- Systèmes de vidéosurveillance : un atout indispensable pour protéger vos stocks de valeur.
- Contrôle d’accès : clés, badges, codes personnalisés ou biométrie pour sécuriser l’enceinte et l’entrée du box.
- Alarme individuelle : certains sites proposent un système relié à chaque box, pour une protection accrue.
b) Confidentialité des documents
- Si vous entreposez des documents sensibles (données RH, contrats, informations clients), assurez-vous que le lieu est conforme aux normes de sécurité et de confidentialité requises (ex. protection contre les intrusions, accès restreint à certains employés seulement).
Exemple :
- Une start-up technologique stocke des prototypes et des documents de R&D confidentiels. Elle privilégie un centre offrant une alarme individualisée et un contrôle strict de l’accès.
Il peut suffire d’avoir de l’audace pour conquérir, mais il faut avoir du génie pour conserver. Émile de Girardin
5. Vérifier les conditions de conservation (climat, température, humidité)
Pour certaines activités, la qualité de conservation est essentielle :
- Produits périssables ou fragiles : certaines matières premières peuvent exiger une température contrôlée (fleurs, cosmétiques sensibles, etc.).
- Documents papier, matériel électrique : se détériorent rapidement en environnement humide ou trop variable en température.
- Œuvres artistiques ou objets de collection : si vous êtes une galerie ou un décorateur d’intérieur qui stocke des pièces précieuses pour vos clients, vous aurez besoin d’un climat stable.
Exemple :
- Une petite entreprise d’import-export de vins stocke temporairement des caisses de bouteilles. Elle choisit un entrepôt avec régulation thermique pour éviter les chocs de température et préserver la qualité du vin.
6. Évaluer les services complémentaires proposés
a) Services logistiques
- Réception des livraisons : certains centres acceptent de recevoir et de signer des colis en votre absence, ce qui peut être très pratique.
- Mise à disposition de matériel (transpalettes, chariots, échelles, cartons).
- Gestion d’inventaire : quelques prestataires offrent même un suivi informatique du stock, moyennant un coût supplémentaire.
b) Services administratifs
- Salle de réunion ou bureaux : certains centres de self-stockage étendent leurs services en proposant des espaces de coworking ou de bureau temporaire, ce qui peut être pratique pour organiser des rendez-vous près de votre stock.
Exemple :
- Un site e-commerce qui externalise partiellement sa logistique appréciera la réception de colis et la préparation de commandes directement sur place, sans devoir être présent en continu.
7. Comparer les contrats et tarifs
a) Contrat flexible ou engagement long
- Contrat au mois : idéal pour une activité saisonnière ou un besoin ponctuel (mise en vente d’un stock, liquidation…).
- Engagement sur plusieurs mois/années : vous profitez souvent d’un tarif préférentiel si vous vous engagez sur la durée.
b) Frais annexes
- Frais de dossier ou de création de contrat : à vérifier avant de signer.
- Assurance obligatoire : parfois incluse dans le loyer, parfois en supplément.
- Électricité, eau, etc. : si vous avez besoin d’un branchement électrique dans votre espace de stockage, il peut y avoir un coût additionnel.
Exemple :
- Une marque de prêt-à-porter négocie un contrat annuel à tarif préférentiel pour stocker ses collections passées et ses stocks de saison prochaine, plutôt que de payer un loyer élevé chaque mois sans remise.
8. Tenir compte de la flexibilité et de l’évolution de votre activité
Les entreprises évoluent vite, et vos besoins de stockage peuvent fluctuer :
- Passer à un box plus grand : si votre activité se développe et que vous devez augmenter vos capacités.
- Réduire la taille du box : en période creuse ou si vous liquidez une partie de votre stock.
- Modifier la durée d’engagement : en cas de projet de déménagement dans de nouveaux locaux plus spacieux.
Exemple :
- Une société d’événementiel signe un contrat mensuel renouvelable, car elle ne peut pas prévoir précisément l’ampleur des événements à venir. Elle a besoin de pouvoir adapter l’espace loué en fonction des projets.
9. Visiter les locaux et évaluer le service client
Même pour une entreprise, la visite préalable du site est essentielle :
- Propreté et entretien : un environnement soigné reflète le sérieux du prestataire.
- Sécurité réelle : vérifiez la présence de caméras, la qualité des portes, la robustesse des cadenas ou systèmes d’alarme.
- Disponibilité et réactivité de l’équipe : en cas de problème (livraison bloquée, sinistre, accès imprévu…), vous devez pouvoir compter sur un service client réactif.
Exemple :
- Un bureau d’études doit stocker des maquettes, prototypes et plans. Avant de signer, l’équipe se rend sur place pour tester l’accès, jauger la propreté du box et rencontrer le responsable du site.
10. Récapitulatif : les points-clés pour un stockage professionnel réussi
- Définir la nature et le volume de vos biens : marchandises, machines, archives, matériels événementiels…
- Choisir un site adapté à votre logistique : horaires d’accès larges, proximité de vos bureaux ou axes routiers, possibilité de recevoir des livraisons.
- Sélectionner la bonne taille de box : ne payez pas plus grand que nécessaire, mais prévoyez de la marge pour une éventuelle croissance.
- Garantir la sécurité : vidéosurveillance, alarmes, contrôle d’accès… surtout pour les biens de valeur ou confidentiels.
- Prendre en compte la conservation : température, humidité, propreté, nuisibles…
- Comparer les tarifs : attention aux frais cachés, aux assurances et aux offres de fidélité.
- Vérifier la flexibilité : changement de surface, prolongation, résiliation…
- Rencontrer le prestataire : visite des lieux, échanges avec le service client, contractualisation claire.
A noter avant de louer votre box sur le canton de Vaud
Pour une entreprise, le choix d’un box de stockage ou d’un entrepôt externalisé repose sur l’analyse précise de vos besoins (type de biens, volume, durée) et l’anticipation de votre croissance. En comparant plusieurs options et en visitant les sites, vous vous assurerez un partenariat fiable, flexible et sécurisant pour votre activité. Que vous soyez e-commerçant, PME industrielle, agence événementielle ou cabinet de conseil, un bon stockage peut vous faire gagner un temps précieux et offrir une meilleure organisation logistique.
Sites Internet à voir :
